Undersøkelser i Norge viser at hele 70 prosent ønsker å jobbe hjemmefra også når pandemien er over. Faktisk sier 4 av 14 at de vil se etter en annen jobb hvis de må tilbake på kontoret på heltid.
Så, hva betyr dette for arbeidsplassen, og hvordan kan man lede et team på best mulig måte - som befinner seg på helt ulike steder?
En ny epoke i arbeidslivet
Linnea Grind, HR-spesialist med ansvar for det norske markedet i Kry, tror ledere vil møte en ny epoke i arbeidslivet etter pandemien. Mange har jobbet fra hjemmekontor, og flere er sikre på at dette også kommer til å bli normen etter pandemien er over.
— Jeg tror epoken vi nå møter vil åpne opp for mer hjemmekontor og flere arbeidstakere som jobber fast fra ulike geografiske områder, forteller Grind.
Dette tror hun kan by på utfordringer:
— Ledere blir nødt til å skape en teamfølelse og et fellesskap på en helt ny måte.
God kommunikasjon er nøkkelen
At ansatte jobber fra ulike steder betyr nødvendigvis ikke større avstand mellom kollegaene, så lenge lederen prioriterer relasjonsbygging i teamet, mener Grind.
— God kommunikasjon innad i teamet eller på arbeidsplassen blir derfor viktigere enn noe annet for å sikre et godt samarbeid i denne nye epoken vi går i møte med, mener Grind.
HR-spesialisten tror ansvaret for å sikre god kommunikasjon vil falle på lederen, og at det blir en enda viktigere rolle og et større bindeledd i teamet enn tidligere. Grind forteller at ledere kommer til å behøve å aktivt jobbe med å tilby de samme forutsetninger for alle kolleger - enten de er stasjonert på kontoret eller på hjemmekontor.
— Mye av dette inkluderer å lage gode rutiner for teambuilding og kommunikasjon – så vel som at alle på en arbeidsplass blir mer bevisst på hvordan man samarbeider optimalt på jobb – selv om man tilbringer arbeidsdagen på ulike steder, forklarer hun.
— På en arbeidsplass jobber alle mot det samme målet. Derfor bør man forsøke å jobbe side om side selv om man ikke fysisk er ved siden av hverandre, forteller Grind.
Det krever kanskje litt mer innsats, men dersom man lærer å øke bevisstheten rundt samarbeidet i gruppen og å koble seg sammen på tross av at man jobber fra ulike områder, forteller HR-spesialisten at effektiviteten blant ansatte vil øke, og man sikrer en følelse av inkludering og tilhørighet blant både kolleger og ledere.
— Og ikke minst - ha det gøy underveis!
Arbeid vs. sosialt
En undersøkelse fra Transportøkonomisk institutt tyder på at hjemmekontor er en suksess - hele 74 prosent sier at de er like effektive eller enda mer effektive på hjemmekontoret enn på jobben.
Grind tror imidlertid at det er mange som savner teamfølelsen man får av å være fysisk på kontoret. Hun er redd denne følelsen kommer til å vedvare også etter pandemien, da mange mest sannsynlig kommer til å fortsette å jobbe mye fra hjemmekontor.
— De hverdagslige tingene fra kontoret faller bort, og det er nok mange som savner å knytte forbindelser, teamfølelse og prate sammen i lunsjen i fellesskap, forklarer Grind.
Ifølge HR-spesialisten blir dette også et viktig ansvar som faller på lederen i teamet.
— Det blir lederen sitt ansvar å sørge for å samle hele teamet, og gjennomføre både digitale- og fysiske møter for sine kollegaer når samfunnet i enda større grad åpner opp for det, sier hun.
Tiltak for en optimal arbeidsplass
Ifølge HR-spesialisten er det viktig å sikre god kommunikasjon mellom ledere og ansatte, samt kommunikasjon i teamet som en helhet. Grind har flere tiltak for å skape en best - og likest mulig arbeidsplass for alle etter pandemien.
— Først og fremst bør ledere utarbeide en klar agenda for hver ansatt, og hvert eneste møte som blir holdt. Da kan det være nyttig å gjennomføre jevnlige “check-ins” med ansatte som sitter på kontor hjemme, forklarer Grind.
Dette kan være 1:1 møter mellom leder og hver ansatt i teamet. Møtene kan brukes til å gi tilbakemeldinger, anerkjennelse, å holde hverandre oppdatert, løse utfordringer – og ikke minst hjelpe deltakerne å vokse i rollene sine.
— 1:1 møter er spesielt viktig når man jobber spredt og fra ulike områder, da møtene sørger for at man vet hvilke forventninger man har til hverandre som leder og ansatt, forklarer Grind.
Hvordan skape en inkluderende arbeidsplass i en distribuert setting?
I en ny, distribuert arbeidshverdag, mener Grind at kommunikasjon mellom kollegaer er minst like viktig for å utvikle samt opprettholde en god teamfølelse.
— Når man jobber på en distribuert arbeidsplass, kan du ikke lenger regne med å knytte bånd med kollegaer i gangen eller ved kaffetrakteren. Gjør det til din jobb å være limet som bringer mennesker sammen på arbeidsplassen din, oppfordrer Grind.
Hun har noen konkrete tips til hvordan ledere kan skape en inkluderende arbeidsplass;
1. Sosial roulette
— Å jobbe i en distribuert setting betyr færre muligheter til å møte personer tilfeldig og knytte personlige bånd. Donut er et supert program for arbeidsplasser som kan brukes for å knytte relasjoner digitalt. Utnytt det!
2. Stille samarbeidsøkter
— Noen føler seg mer fokuserte - eller mer “koblet på” når de sitter side om side med andre - selv om det ikke er noe samtale. Som leder bør du derfor tilby samtdigsmøter eller virtuelle rom som alle kan besøke for å knytte bånd i det stille, tipser Grind.
3. Kontor “portaler”
— Hvis du og teamet ditt føler deg komfortabel kan dere sette opp et webkamera og en høyttaler på kontoret deres. Dette gjør at personer i teamet ditt som jobber fra et annet geografisk område, kan delta i den daglige omgåelsen på kontoret, råder hun.
4. Daglige “standups”
— Start dagen deres med å ha en 15-minutters standup. Tanken kan være alt fra å si hei, til å snakke om dagen som kommer. Dette kan også gjøres gjennom kanaler på interne kommunikasjonskanaler også, ved behov for asynkron kommunikasjon.
5. Delte opplevelser
— Hjelp folk å skape meningsfulle minner og relasjoner ved å skape delte opplevelser. Dette kan for eksempel være workshops, trening og lignende aktiviteter.
6. Watercooler-økt
— Blokker kalenderen din, og bare heng eller ha et pågående åpent digialt rom som alle kan delta i når som helst.
7. Hobby/spesielle kanaler
— Skap muligheter for folk til å kommunisere asynkront på interne kommunikasjonsplattformer. Slack, for eksempel, er et fantastisk verktøy for kontinuerlig læring, informasjonsdeling, og relasjonsbygging.
- #RANDOM: En kanal for rare ting som ikke passer noe annet sted, men likevel skaper noe å snakke om
- #WHATTOEAT: For tips og triks om hva man kan spise, favorittmunchies, middagsplaner - alt av mat!
- #MISSIONS: Hver uke, kan teamet ha et nytt oppdrag - for eksempel å dokumentere en tilfeldig handling av godhet, ta en selfie med en fremmed, skrive en haiku). Lagkamerater konkurrerer gjennom hele uken, og hver lagmøte velges en vinner som oppretter uken etter.
- #GRATITUDE: Teammedlemmer kan poste i denne kanalen når de føler takknemlighet for noe som har skjedd i løpet av uken (på jobb eller privat), eller ønsker å gi en shoutout til noens harde arbeid.
- #FACEPLANTS: I denne kanalen kan man dele når man dummer seg ut. Dette kan være stort eller smått - fra å gå inn i en vegg til å glemme å ta med seg laptopen på et viktig møte eller å søle kaffe over hele pulten sin.
